Communities sind ein wichtiges Werkzeug für Organisationen der Zukunft und digitales Zusammenarbeiten. In bewusst offen gestalteten Räumen arbeiten Menschen auf Augenhöhe und in Selbstorganisation miteinander.

Open Space. Virtuell gemeinsam.

Ein Klassiker unter den Communities ist das Open Space Format. Besonderheit vom Open Space ist, dass es keine fix vorgegebene Agenda gibt, vielmehr bringen die Teilnehmenden ihre Themen selbst ein. Das sorgt für ein hohes Engagement. Neues kann so schnell entwickelt werden.

Wir bei fifty1 haben in den letzten Wochen mit diesem Format im virtuellen Raum experimentiert. Konkret haben wir Unternehmen und Kollegen zu mehreren digitalen Meetups eingeladen. Zwischen 40 und 60 Teilnehmende sind jedes Mal unserem Ruf gefolgt und sind im virtuellen Open Space gemeinsam kreativ geworden.

Viele haben uns gefragt, wie so etwas funktioniert. Hier sind unsere Learnings, die wir gerne mit euch teilen.

Einfache Technik. Gut vorbereitet.

Wir verwenden im Grunde nur zwei Tools: eines zum Kommunizieren (z.B. Zoom oder MS Teams) und ein Kollaborationstool (z.B. eine Google Docs Präsentation) für den Open Space Marktplatz und das Harvesting. Wichtig für beide Tools ist die niederschwellige Anwendung für die Teilnehmenden: im Browser ausführbar, ohne Anmeldung, einfach zu bedienen und Multi-User-fähig.

Für den Start im Hauptraum sowie für jeden Open Space Raum wird ein eigenes Online-Meeting vorbereitet. Jedes Meeting wird von einem eigenen Co-Facilitator gehostet. Das ist ein Aufwand, der sich lohnt. Die Co-Facilitators können die Teilnehmenden mit der Technik unterstützen und eine moderierende Rolle einnehmen.

Eine Google Präsentation mit einer Folie reicht für den Marktplatz. Die Räume sind mit den verschiedenen Online-Meetings verlinkt. 

Für jeden Open Space Raum stellen wir gerne noch eine weitere Google Docs Präsentation für das Harvesting zur Verfügung, damit die Teilnehmenden auch nach dem Open Space noch von dem Gesamtergebnis profitieren können.

Der Ablauf. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Wir starten das Meeting im Hauptraum mindestens 15 min früher. Plaudern mit den Teilnehmern ist erlaubt – das hilft beim lockeren Ankommen.

Zum Start ist immer eine kurze Erklärung des Open Space Formats sinnvoll. Eine Blitzumfrage, wer das Format kennt, machen wir einfach mittels Chat-Funktion.

Dann geht es auch schon zum Themen sammeln. Der Link zum Marktplatz wird im Chat gepostet. Alle Teilnehmenden werden eingeladen, das Dokument zu öffnen, ihre Themen auf eines der vorbereiteten Kärtchen zu schreiben und entlang der „Queue“ aufzureihen. Das geht ganz einfach. Jeder kann live mitschauen. Nach 5 Minuten gibt es meistens genug Themen, sodass nun die Vorstellung und Zuordnung zu den Slots erfolgen kann. Auch das kann jeder Themen-Owner selbst machen. In wenigen Minuten ist der Open Space fertig entwickelt. Bei all dem ist es wichtig, die Teilnehmenden strukturiert und ausführlich durch den Prozess zu führen. Je klarer der Ablauf, desto mehr Fokus entsteht auf die Themen!

Die Sessions starten. Durch Klicken auf den jeweiligen Raum (im Marketplace in der Google Präsentation) wechseln die Teilnehmenden zu ihrem Open Space Raum. Wir posten die Links zu den Räumen sicherheitshalber auch noch einmal im Chat des Hauptraums.

In den Open Space Räumen warten schon die Co-Facilitators. Sie helfen dem Themen-Owner beim Start seines Themas, sind Time Keeper und übernehmen bei Bedarf auch die Dokumentation (im Harvesting-Dokument). Am Ende der Session kann der Co-Facilitator auch wieder die Links zu den weiteren Räumen / Themen posten, damit die Teilnehmenden schneller in ihre nächste Session finden.

Nach Durchlauf aller Sessions gibt es den Abschluss im Hauptraum, z.B. wieder mit einem kurzen Feedback mittels Chat-Funktion. Passend zum Community Gedanken lassen wir das Meeting dann gerne langsam auslaufen. Holen uns einen Kaffee und plaudern noch mit allen, die noch hier sind.

Die Ergebnisse machen Lust auf mehr.

Das Experiment Virtual Open Space ist aus der Corona-Krise heraus als Workaround zu geplanten Live Meetups entstanden. Auch wenn Live Treffen viele Vorteile haben, so sehen wir, dass die Online Variante auch charmant ist.

Der zeitliche Aufwand ist für die Teilnehmenden und für uns als Organisationsteam vergleichsweise gering. Es finden viel mehr Menschen, örtlich ungebunden, zusammen und es entstehen in kurzer Zeit spannende Lösungen für neuartige Herausforderungen. Die Community ist groß und schöpft aus ihrer gemeinsamen kreativen Kraft.

Das Experiment ist noch nicht zu Ende. Wir möchten weiter gemeinsam lernen. Die nächsten Meetups von fifty1 sind in Vorbereitung. Ich hoffe, wir sehen uns 😊!

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