Lass uns eine Reise machen… Ich nehme dich mit in eine Vision, um dir zu zeigen, wie die Potenziale digitaler Technologien dein Arbeitsleben in einem Jahr verändern könnten.
Lehn dich zurück und genieße den Kurztrip!


Es ist Anfang April im Jahr 2022, ein Montag, Beginn der Arbeitswoche.

Draußen wechseln sich stürmische Schauer und die ersten Sonnenstrahlen des Jahres im Stundentakt ab. Deshalb entscheidest du dich spontan gegen das Fahrrad und dafür, am ersten Termin des Tages virtuell teilzunehmen. Der Beginn der Corona-Krise als Brandbeschleuniger der Digitalisierung ist nun gute zwei Jahre her. Die Zeiten, in denen du dich mit deinem Team innerhalb weniger Tage auf das Home-Office umstellen musstest, sind einer digitalen Arbeitsroutine gewichen.
09 Uhr, Start des Meetings. Mit einem kurzen Sprachbefehl springst du in den Termin. Alle sind pünktlich, alle haben sich auf effiziente Spielregeln eingestimmt. Generell haben sich die Meetings in deinem Team auf ein Maß reduziert, das nur die nötigsten Besprechungen umfasst. Alles andere wird asynchron oder im Büro erledigt.
Hintergrund: Mit der zunehmenden Virtualisierung unseres Arbeitsplatzes und dem Etablieren hybrider Arbeitsstrukturen werden koordinative Tätigkeiten zunehmend in digitalen Tools erledigt. Zum Beispiel werden Aufgabenverteilung und Workflows komplett in Task-Management-Tools abgebildet und visuelle Arbeitsflächen wie Flipcharts oder Kanban-Boards in virtuelle Whiteboards verschoben. Durch Datenablage in der Cloud und Gruppenchats haben alle Teammitglieder ungehindert Zugang zu Informationen. Dadurch wird es wichtig, relevante Informationen zu filtern und Kolleg:innen in Nachrichten zu markieren. Jedes Teammitglied muss sich fragen: Welche Informationen gebe ich weiter? Was ist wichtig für wen? Und welche Informationen brauche ich von anderen?

Die Moderatorin startet das Meeting und lädt alle online zugeschalteten Personen und diejenigen im Büro zu einem kurzen Check-In ein. Dann beginnt die inhaltliche Arbeit. In deinem Konferenztool werden Gespräche direkt dokumentiert und transkribiert. Später wirst du sogar nach automatisch generierten Themenbereichen suchen können. Hundegebell und Autohupen werden automatisch ausgeblendet, der Mute-Button ist nur noch ein Artefakt vergangener Home-Office-Zeiten.
Hintergrund: Obwohl die Corona-bedingte Krise eine starke Entwicklung von Konferenztools gefördert hat, werden bewährte Anbieter einige innovative Neuerungen für den hybriden Arbeitsplatz einführen. Ein Beispiel dafür sind KI-Funktionen, die durch Spracherkennung automatisch Untertitel, Übersetzungen und Transkripte erstellen. WebEx verwendet bereits Spracherkennungssoftware, um die Highlights eines Meetings aufzeichnen zu können. Gesichtserkennung weist den Teilnehmer:innen automatisch die Namen zu und erstellt Teilnehmerlisten. Einfache Arbeitsaufträge und Nachfragen werden von Bots erkannt und bearbeitet. Die Audioqualität wird durch Nachbearbeitung weiter optimiert und Störgeräusche werden selbstständig ausgelöscht.

Dann das zweite Meeting, diesmal im Büro. Euer Buchungssystem hat euch einen Raum passender Größe gebucht. Zwei deiner Mitarbeiter:innen, die an anderen Standorten arbeiten, schweben als gestochen scharfe Hologramme über dem Bürotisch. Ein Pilotprojekt in deinem Unternehmen und ein großer Schritt in der virtuellen Zusammenarbeit deines verteilten Teams.
Um die nächsten Schritte in deinem Projekt zu erarbeiten, organisiert ihr ein Brainstorming auf einem virtuellen Whiteboard. Das Clustern der Ideen übernimmt das Programm. Die drei ausgewählten To-Dos werden automatisch in dein Task-Management-Tool übertragen. Dein Kalender erstellt Erinnerungen für dich.
Hintergrund: Ob sich audiovisuelle Kommunikationstechnologien wie Virtual oder Augmented Reality durchsetzen werden, bleibt abzuwarten. Schlüsselfaktor wird dabei die Verhältnismäßigkeit zwischen dem Mehrwert in der zwischenmenschlichen Kommunikation und einer großflächigen Hardware-Beschaffung sowie der Nutzerakzeptanz sein. Andere Technologien wie Hologramme werden dagegen auf Konferenzen und Vorträgen schon regelmäßig und erfolgreich genutzt. Science Fiction könnte dadurch schneller als erwartet Realität werden. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) wird uns viele Arbeitsschritte abnehmen. Durch niedrigschwellige Low-Code-Applikationen können selbst solche Mitarbeiter:innen Arbeitsabläufe automatisieren, die nur grundlegende IT-Kenntnisse besitzen. Ein Beispiel dafür ist das Tool MS Power Automate, mit dem individuelle Workflows erstellt werden können.

Auf nur einer einzigen, zentralen Plattform erledigst du mit deinem Team Task- und Terminmanagement, Kreativarbeit, die audiovisuelle und schriftliche Kommunikation und das Wissensmanagement. So werden alle Daten immer synchronisiert. Dokumente gehören dabei nicht mehr dir allein, sondern werden in der Cloud kollektiviert. Durch Markierungen und Kommentare geben dir Kolleg:innen Feedback. Änderungen sind jederzeit nachverfolgbar. Das sorgt für hohe Transparenz. Dafür ist es wichtig, auf die psychologische Sicherheit zu achten, denn die Transparenz in der Zusammenarbeit funktioniert nur mit starkem Vertrauen und einem lernorientierten Umgang mit Fehlern.
Hintergrund: Das volatile und schnell wachsende Angebot an digitalen Kollaborationstools wird sich konsolidieren. Dabei werden Programme, die zuvor eine eigene Oberfläche hatten und separiert ihre Daten bezogen, zunehmend synchronisiert und auf eine Oberfläche integriert. Entscheidend wird sein, welcher Anbieter welche App-Integrationen anbietet. Die Fähigkeit, unter vielen Tools das Richtige zu wählen, wird den Erfolg eines hybriden Teams maßgeblich beeinflussen.


Okay CUT, zurück in das Jahr 2021. Dieser kurze symbolische Ausschnitt unserer zukünftigen Arbeitsrealität zeigt nur eines von vielen möglichen Szenarien. Egal welches Szenario am Ende eintreten wird: Der Weg dorthin wird steinig sein. Denn so attraktiv eine digitalisierte und flexible Kollaboration auch klingt, so bewusst und konstant muss an ihrer Umsetzung gearbeitet werden.

Immer schnellere technologische Entwicklungen und Tools bieten uns neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Moderne virtuelle Kommunikationsmittel wie AR-Systeme und holografische Übertragungen sind noch nicht großflächig einsetzbar, werden aber intensiv weiterentwickelt. Die Automatisierung repetitiver Arbeitsprozesse wird einen Großteil unserer Tätigkeiten überflüssig machen und uns mit neuen Aufgaben und Möglichkeiten konfrontieren. Und das vielleicht früher, als wir erwarten.

Was ist die zentrale Schlussfolgerung dieser Entwicklung?

Die digitale Transformation verlangt von uns als Individuen, Teams und Organisationen die Fähigkeit, uns stetig an die Neuerungen in der IT-Entwicklung anzupassen.
Und zwar so, dass uns digitale Tools effizient und sinnvoll in unserer täglichen Kollaboration unterstützen. Das setzt voraus, dass wir unsere digitalen Verhaltensweisen regelmäßig und konstruktiv reflektieren und optimieren.
In der Beratungsarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden sehen wir dabei die größten Hürden für Teams und Unternehmen in …

  1. … einer unübersichtlichen Tool-Landschaft und der Anwendung zu vieler und teils überflüssiger Tools
  2. … dem Fehlen einer bewussten Kommunikationsarchitektur, die Antworten gibt auf die Frage: „Wofür benutzen wir was?“
  3. … ungenügend expliziten Regelungen zur Nutzung der Tools wie z. B. Einsatzbereiche, Fristen oder Spielregeln
  4. … der lückenhaften Kenntnis über Einsatzmöglichkeiten wie z. B. bei Datengenerierung und -nutzung oder dem Bedienen der Funktionen

Um dir beim Meistern dieser Herausforderungen zu helfen, möchte ich dir zwei fifty1-Methoden vorstellen. Diese Methoden sind einfach anzuwenden und du kannst sie unkompliziert in deinen Arbeitsalltag integrieren, zum Beispiel im nächsten Team-Meeting.

1. Die Tool-Checkliste

Oft fällt es uns schwer zu entscheiden, welches Tool wir zu welchem Nutzen und Zweck benutzen sollen. Als Resultat werden übermäßig viele Tools eingeführt mit dem Ziel, möglichst viele Bedürfnisse in der Organisation abzudecken. Das führt nicht selten zu Überforderung und einer Tool-Inflation. Wenn ihr euch nicht sicher seid, ob ihr ein neues Tool benötigt, hilft euch diese Checkliste. Du kannst dir die Checkliste auch HIER als PDF runterladen.

2. Die Tool-Retrospektive

Die Tool-Retrospektive ist ein Format, das dir bei der Reflexion und Optimierung eurer Kommunikationsarchitektur helfen soll. Sie dauert ca. 30-45 Minuten und sollte vom ganzen Team bearbeitet werden.
Basis dafür ist die Matrix virtueller Kommunikationskanäle. Diese Matrix teilt deine Kollaborationstools in zwei Dimensionen ein. Die horizontale Achse beschreibt die Synchronität der Kommunikation. Das heißt, ob vom Senden einer Nachricht bis zu ihrem Empfang viel Zeit vergeht (asynchron) oder sie unmittelbar ist (synchron).
Die vertikale Achse beschreibt den Informationsgehalt zwischenmenschlicher Kommunikation. Die schriftliche Kommunikation beschränkt sich auf den rein inhaltlichen Informationsgehalt beziehungsweise unserer Interpretation davon. Sie kann durch Smileys angereichert werden. Audiovisuelle Kommunikation hingegen hat einen hohen Anteil paraverbaler Kommunikation. Zusätzlich zum Inhalt können Stimme, Intonation, Gestik und Mimik wahrgenommen werden.
Hier siehst du die Matrix mit Erklärungen zu den Kommunikationsarten.

Wofür werden welche Kommunikationsarten gebraucht? Hier eine Übersicht zu den Anwendungsbeispielen.

HIER findest du die Matrix ohne Zusatzinfos zum Bearbeiten. Damit kannst du die Tool-Retrospektive selbst durchführen. Du kannst dir das Template ausdrucken oder online auf einem Whiteboard deiner Wahl mit Post-Its befüllen. Zur Durchführung der Retrospektive nutze die folgende Anleitung.

Setze diese beiden Tools regelmäßig ein. Du wirst merken, dass euch die digitale Zusammenarbeit im Team zunehmend einfacher fallen wird. Wichtig dabei: Die Art und Weise, wie du die digitale Kollaboration in deinem Team gestaltest, hängt immer von den Bedürfnissen und Fähigkeiten der Teammitglieder ab.

Der beste Weg die Zukunft der digitalen Kollaboration vorherzusagen ist, sie selbst zu gestalten!

Der Prozess der digitalen Transformation und die zunehmenden Möglichkeiten der Mensch-Maschine-Interaktion wird uns als Gesellschaft und Unternehmen noch lange begleiten und uns immer wieder vor neue Herausforderungen stellen. Wir werden uns deshalb konstant an neue digitale Umgebungen anpassen und uns neu erfinden müssen. Das setzt voraus, dass wir unsere Zusammenarbeit regelmäßig reflektieren und optimieren. Aber wo eine Vision ist, ist auch ein Weg. Also warum nicht im nächsten Meeting einfach einmal gemeinsam eine kleine Zeitreise unternehmen? Viel Spaß beim Ausprobieren!

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