Teil 2 der Serie NEW New Work

Corona hat uns dazu gezwungen unsere Meetings in den digitalen Raum zu verlegen. Mit der Lockerung der Maßnahmen beginnen sich nun auch neue Formen der Zusammenarbeit zu etablieren. Wir nennen das digiloge Arbeit, also eine Mischung aus digital und analog. Bei der Durchführung von Meetings stellt uns diese Mischform vor einige Herausforderungen. Was wir bisher gelernt haben, teilen wir im Folgenden mit dir.

Das digital-analoge Verhältnis bestimmt die Meetingstruktur

Schau dir vor jedem Meeting das Verhältnis zwischen analogen und digitalen Teilnehmenden genau an. Wir haben folgende Fälle bisher kennen gelernt:

  • Die Mehrheit ist analog, ein paar wenige sind digital anwesend.
  • Die Mehrheit ist digital, ein paar wenige sind analog in einem Raum.
  • Die Mehrheit ist digital, ein paar wenige sind analog beisammen in mehreren Räumen.
  • Mehrere sind in mehreren analogen Räumen und die sind digital zusammengeschaltet.
  • Ausgewogenes Verhältnis.
  • Nur eine Person ist anders.

Der Ablauf des Meetings, sowie die Art wie das Meeting geführt wird, muss sich stark den jeweiligen Verhältnissen anpassen. Ein Beispiel? Wenn die Mehrheit digital zugeschaltet ist und nur einige wenige vor Ort in einem Raum sitzen, arbeitest du am besten so als wären alle „rein digital“ im Meeting: Pausenzeiten werden korrekt eingehalten, Notizen werden über digitale Medien gemacht und die Chatfunktion wird verwendet. Defacto könnten auch jene, die im Büro zusammensitzen, jeweils einzeln an einem PC sitzen.

Wenn nun aber die Mehrheit vor Ort in einem Raum ist, fokussiere dich gerne auf analoge Formen der Zusammenarbeit – mit Post-its, Flipchart und gemeinsamen Kaffeepausen. Sei dir bewusst, dass die (teilweise) unstrukturiertere Kommunikation von analogen Meetings für digitale Teilnehmende schwieriger mitzuverfolgen ist. Achte daher unbedingt darauf, die virtuell Teilnehmenden auch aktiv einzubinden. Hierfür ist vor allem die Kameraeinstellung wichtig – die online Teilnehmenden sollen jederzeit erkennen können wer wann mit wem spricht. Denk daran, die nicht anwesenden Teilnehmenden auch in die Kaffeepausen mitzunehmen. Es ist zum Beispiel eine nette Idee den Laptop mit dem Kollegen oder der Kollegin mit zur Kaffeemaschine zu nehmen 😊.

Besonders wichtig in digilogen Meetings ist die Rolle der Moderation. Unsere Erfahrung zeigt, dass es schwieriger (aber nicht unmöglich) ist, als digitale Moderation ein analoges Team zu moderieren, als andersrum. Eine Alternative, die sehr gut funktioniert, ist eine hybride Leitung des Meetings: mit einer Person analog im Raum und der zweiten digital.

Das Ziel des Meetings hilft dir bei der Methodenwahl

Bereits in der rein analogen Welt vor Corona haben die Profis unter den Führungskräften ihr Meetingdesign von der jeweiligen Zielsetzung abhängig gemacht. Eine Veranstaltung, die auf Wissensvermittlung ausgerichtet ist, ist nun einmal anders zu gestalten als eine Veranstaltung, die Netzwerken oder gar kollektive Kollaboration als Ziel hat. Das gleiche gilt für digiloge Meetings. Folgende Ziele können in Meetings verfolgt werden:

Eine besondere Form von Meetings ist das Teammeeting. Dort werden oft mehrere Ziele – zum Beispiel Wissensaustausch, Teambuilding und Entscheidungsfindung – gleichzeitig verfolgt. Überlege dir schon in der Vorbereitung, welcher Teil des Meetings welches Ziel verfolgt. Dementsprechend kannst du dann die richtigen digilogen Methoden auswählen.

Du möchtest digiloge Formate und Methoden kennen lernen, um dein Teammeeting effizient und erfolgreich auch in hybridger Mischform zu führen? Dann melde dich zu unserem Workshop „Digiloges arbeiten“ an!

Auch Meeting Protokolle werden hybrid

Eine der größten Herausforderungen in digilogen Meetings und Events ist das Mitdokumentieren von Outputs und Entscheidungen. Bei klassischen, hierarchischen Meetings mit einer starren Agenda und einem strikten Ja/Nein-Entscheidungsprozess mag dies noch relativ einfach sein.

In immer mehr Meetings geht es aber nicht um top-down Direktion und Information. Es geht darum, ein Teamgefühl zu erzeugen und auch jene, die remote arbeiten an die Firma zu binden. Es geht darum, die Intelligenz der Masse zu nützen, um vor allem in instabilen Zeiten zu den besten Lösungen zu gelangen. Und es geht schlussendlich darum, das Team bestmöglich aufeinander abzustimmen, damit die Arbeit effizient verteilt und sowohl analog als auch remote geleistet werden kann. Und solche Meetings lassen sich wahrlich schwer mitdokumentieren.

Unsere Antwort bei fifty1 ist, dass wir Hybridität mit Hybridität begegnen. Wir haben eine zentrale Dokumentenablage und eine Richtlinie, wie abgelegt werden soll. Gleichzeitig kollaborieren wir flexibel in und über unterschiedliche digitale und analoge Tools und Formate. Das eine Mal arbeiten wir mit analogen Post-Its auf der Wand und filmen diesen Prozess für die digitalen Kollegen ab. Das andere Mal nutzen wir ein virtuelles Whiteboard, das wir für die analoge Gruppe auf den großen Bildschirm holen und so weiter. Bei Events und Meetings gestalten wir die Dokumentationsform abhängig vom Mischverhältnis der Teilnehmenden.

Es wird noch hybrider: Real time vs. Recorded

Wer denkt, dass Hybridität mit digilogen Teamdynamiken, Informationsasymmetrien, Meetingstrukturen und Dokumentationskulturen bereits ein Ende hat, wird nun leider enttäuscht: Die digiloge NEW New Work ist allumfassend. Hier wird sogar Zeit und Raum hybrid.

Ist es dir schon einmal passiert, dass du eine halbe Stunde früher aus einem Meeting gehen musstest? Und erst im Nachhinein hörst du aus verschiedenen Richtungen, was in dieser letzten halben Stunde nicht alles passiert sein soll? In analogen Meetings ist die einzige Möglichkeit zur Rekonstruktion von Ereignissen das kollektive Erinnerungsvermögen der Teilnehmenden. Im digitalen Raum muss das nicht so sein.

Mittlerweile hat jede größere Videokonferenz-Plattform die Möglichkeit Meetings, Events und Besprechungen aufzunehmen. Damit können Informationen asynchron ausgetauscht werden und Teamdynamiken im Nachhinein genauer und in Ruhe analysiert werden. Führungskräfte haben die Möglichkeit ihren eigenen Leadership Style zu reflektieren. Wann wurde ihre Stimme besonders gehört? Und welches Wording hat am wenigsten Effekt gezeigt.

Fazit

Digiloges Arbeiten ist für uns alle eine Herausforderung. Mit einer guten Vorbereitung und den richtigen Tools kannst du schon vorab die größten Stolpersteine aus dem Weg räumen und deine Meetings effizient gestalten.

Workshop

Digiloges Arbeiten

Die neue Art Meetings mit online & offline Teilnehmenden besser zu gestalten

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