Welche Collaboration Tools eignen sich am Besten für die Zusammenarbeit im Home Office? Diese Frage stellen sich im Moment viele von uns. Wir haben bei fifty1 immer schon viel digital gearbeitet – vor allem innerhalb unseres Teams. Mit unseren Kund:innen war ausschließliches Remote Arbeiten bisher die Ausnahme, aber auch hier erweitern wir nun täglich unser Repertoire. 

Welche Collaboration Tools wir nutzen.

Für unsere inhaltliche Arbeit und Kommunikation haben wir immer schon webbasierte Collaboration Tools und Office 365 intensiv genutzt: Signal, WhatsApp und Telefon für schnelle Peer2Peer Anrufe, Skype for Business für Online-Konferenzen, Email für den Nachrichtenverkehr mit unseren Kund:innen und Slack für die asynchrone Kommunikation innerhalb von fifty1. Als Fileshare System benutzen wir Dropbox, für Task- und Projektmanagement Redbooth und holaspirit für unsere Governance und Teammeetings. Mit dem massiven Ausbau der Funktionalität in Microsoft Teams in den letzten beiden Jahren setzen wir auch dieses Collaboration Tool verstärkt für interne und externe Teams und Projekte ein.

Für Web Konferenzen mit unseren Kund:innen verwenden wir oft die von Ihnen bevorzugten Plattformen  wie WebEx, Zoom, Google Meet, BlueJeans und andere.

Collaboration Tools zielgerichtet auswählen.

Mit Beginn der Corona Krise haben wir für und mit unseren Kund:innen gemeinsam digitale (Workshop) Formate erarbeitet. Dazu setzen wir uns intensiv mit Collaboration Tools auseinander und testen unterschiedliche webbasierte Lösungen. 

Folgende Fragen leiten uns dabei:

  • Welche interaktiven Kommunikationsprozesse lassen sich abbilden? 
  • Wie niedrig ist die Hürde für die Erstnutzung oder wieviel Zeit braucht es als Neuling um damit zu arbeiten können?
  • Wie einfach können Teilnehmer:innen in das Tool einsteigen? 
  • Gibt es technische oder datenschutzrechtliche Restriktionen?

Nach einem intensiven Monat mit digitalen Workshops und Meetups empfehlen wir bei der Auswahl von Collaboration Tools:

1) Stell die Interaktion in den Vordergrund, die Technik ist ein Hygienefaktor.

Gemäß des ersten Werts aus dem Agile Manifesto “Individuals and interactions over processes and tools” sollte der Fokus auf dem Miteinander liegen. Überlege mit welcher Zielgruppe du arbeitest und prüfe, ob das Tool gut für sie bedienbar ist. Mächtige Whiteboard-Lösungen mit tausenden Funktionen lenken die Aufmerksamkeit von der Interaktion weg hin zur Technik und sorgen schnell für Irritation. 

2) Überlege dir, was du benötigst und wähle danach das Tool aus.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es nicht die eine “One tool fits all”-Lösung gibt. Sei dir im Klaren darüber, welche Interaktionen du in dem Workshop erzeugen willst. Wenn das verfügbare Collaboration Tool eine geplante Interaktion nicht zulässt, dann wähle ein anderes Tool oder werde kreativ.

3) Arbeite mit den Collaboration Tools, die den Anwender:innen zur Verfügung stehen.

Insbesondere im Organisationskontext stehen nicht alle Anwendungen zur Verfügung und/oder dürfen genutzt werden. Bring schon bei der Planung in Erfahrung welche Tools eingesetzt werden dürfen und adaptiere Interaktionen gegebenenfalls. Außerhalb von Organisationen spielt die Verbreitung des Tools eine wichtige Rolle. Für manche Benutzer:innen ist das Installieren neuer Programme nach wie vor eine Hürde. Auf ein Nischenprodukt zu setzen ist da mitunter nicht hilfreich.

4) Achte auf Sicherheitsaspekte.

Befolge aktuelle Best Practices, um deine Session vor Angreifer:innen zu schützen – auch wenn es hier und da in der Anwendung umständlicher wird. Je mehr eine Applikation in die öffentliche Wahrnehmung rückt, desto mehr steht sie auch in der Schusslinie von Kriminellen. Es ist nicht unüblich, dass dann mit der Zeit Sicherheitslücken gefunden werden. Beobachte wie Anbieter damit umgehen und wähle die aus, die einen schnellen und transparenten Umgang damit pflegen. Open Source Anbieter sind in der Regel sehr transparent. Als Gastgeber:in bist du auch in der Pflicht deine Teilnehmer:innen zu schützen.

5) Achte auf Datenschutz und Compliance.

Es sind nicht alle Tools für alle Datenschutzklassen zulässig. Das gilt besonders im medizinisch-therapeutischen Bereich, wo mit sensiblen Patient:innendaten gearbeitet wird. Du musst bei Cloud-basierten Anwendungen die Datenschutzbestimmungen der Anbieter gut im Auge behalten. 

Gemeinsames Lernen stärkt das Vertrauen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, wir setzen digitale Produkte pragmatisch und situationsspezifisch ein. 

Durch diese Prinzipien schaffen wir es, rasch Tools auszuprobieren und mit unseren Kund:innen gemeinsam im Digitalen zu lernen.

Anstatt über technische Details zu sprechen rücken Sach- und Beziehungsarbeit wieder in den Vordergrund. Vertrauen und Freude können aufgebaut werden – was die wesentliche Grundlage wirksamer Zusammenarbeit ist. 

Nutzen wir das Potential digitaler Tools für uns Menschen und für eine gesunde Gesellschaft und nicht andersherum! Das ist das unser Verständnis von digitaler Transformation :)!

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