Welche Collaboration Tools eignen sich am besten für die Zusammenarbeit im Home Office? Diese Frage stellen sich im Moment viele von uns. Wir haben bei fifty1 immer schon viel digital gearbeitet, vor allem innerhalb unseres Teams. Ausschließliches Remote Arbeiten mit unseren Kundinnen und Kunden war bisher die Ausnahme und auch wir lernen jeden Tag dazu. 

Welche Collaboration Tools wir nutzen

Für unsere inhaltliche Arbeit und Kommunikation haben wir immer schon webbasierte Collaboration Tools und Office 365 intensiv genutzt: Signal, WhatsApp und Telefon für schnelle Peer2Peer Anrufe, Skype for Business für Online-Konferenzen, Email für den Nachrichtenverkehr mit unseren Kundinnen und Kunden und Slack für die asynchrone Kommunikation innerhalb von fifty1. Als Fileshare System benutzen wir Dropbox, Redbooth für Task- und Projektmanagement und holaspirit für unsere Governance und Teammeetings. Mit dem massiven Ausbau der Funktionalität in Microsoft Teams in den letzten beiden Jahren setzen wir auch dieses Collaboration Tool verstärkt für interne und externe Teams und Projekte ein.

Für Web Konferenzen mit unseren Kundinnen und Kunden verwenden wir oft die von Ihnen bevorzugten Plattformen  wie WebEx, Zoom, Google Meet, BlueJeans und andere.

Interaktive Workshops und Meetups haben wir bisher in der Regel vor Ort durchgeführt. Eine Zusammenarbeit zu 100% über digitale Kanäle mit Kundinnen und Kunden war bisher die Ausnahme.

Collaboration Tools zielgerichtet auswählen

Mit Beginn der Corona Krise haben wir für und mit unseren Kundinnen und Kunden gemeinsam digitale (Workshop) Formate erarbeitet. Dazu setzen wir uns intensiv mit Collaboration Tools auseinander und testen unterschiedliche webbasierte Lösungen. 

Folgende Fragen leiten uns dabei:

  • Welche interaktiven Kommunikationsprozesse lassen sich abbilden? 
  • Wie intuitiv ist die Bedienung? 
  • Wie niedrig ist die Hürde für die Erstnutzung oder wieviel Zeit braucht es als Neuling um damit zu arbeiten können?
  • Wie einfach können Teilnehmende in das Tool einsteigen? 
  • Gibt es technische oder datenschutzrechtliche Restriktionen?

Nach einem intensiven Monat mit digitalen Workshops und Meetups empfehlen wir bei der Auswahl von Collaboration Tools:

1) Stell’ die Interaktion in den Vordergrund, die Technik ist ein Hygienefaktor

Gemäß des ersten Werts aus dem Agile Manifesto “Individuals and interactions over processes and tools” sollte der Fokus auf dem Miteinander liegen. Überlege mit welcher Zielgruppe du arbeitest und prüfe, ob das Tool gut für sie bedienbar ist. Mächtige Whiteboard-Lösungen mit tausenden Funktionen lenken die Aufmerksamkeit von der Interaktion weg hin zur Technik und sorgen schnell für Irritation. 

2) Überlege dir, was du benötigst und wähle danach das Tool aus

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es nicht die eine “One Tool fits all” Lösung gibt. Sei dir im Klaren darüber, welche Interaktionen du in dem Workshop erzeugen willst. Wenn das verfügbare Collaboration Tool eine geplante Interaktion nicht zulässt, dann wähle ein anderes Tool oder werde kreativ.

3) Arbeite mit den Collaboration Tools, die dem Anwender zur Verfügung stehen

Insbesondere im Organisationskontext stehen nicht alle Anwendungen zur Verfügung und/oder dürfen genutzt werden. Bring’ schon bei der Planung in Erfahrung welche Tools eingesetzt werden dürfen und adaptiere Interaktionen gegebenenfalls. Außerhalb von Organisationen spielt die Verbreitung des Tools eine wichtige Rolle. Für manche Benutzer ist das Installieren neuer Programme nach wie vor eine Hürde. Auf ein Nischenprodukt zu setzen ist da mitunter nicht hilfreich.

4) Achte darauf, wie Anbieter mit Sicherheitsaspekten umgehen

Befolge aktuelle Best Practices, um deine Session vor Angreifern zu schützen, auch wenn es hier und da in der Anwendung umständlicher wird. Je mehr eine Applikation in die öffentliche Wahrnehmung rückt, desto mehr steht sie auch in der Schusslinie von Kriminellen. Es ist nicht unüblich, dass dann mit der Zeit Sicherheitslücken gefunden werden. Beobachte wie die Anbieter damit umgehen und wähle die aus, die einen schnellen und transparenten Umgang damit pflegen. Open Source Anbieter sind in der Regel sehr transparent. Als Host bist du auch in der Pflicht deine Teilnehmenden zu schützen.

5) Achte auf Datenschutz und Compliance

Es sind nicht überall alle Tools für alle Datenschutzklassen zulässig. Das gilt besonders im medizinisch-therapeutischen Bereich, wo mit sensiblen Patientendaten gearbeitet wird. Du musst bei Cloud-basierten Anwendungen die Datenschutzbestimmungen der Anbieter gut im Auge behalten. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, wir setzen digitale Produkte pragmatisch und situationsspezifisch ein. 

Gemeinsames Lernen stärkt das Vertrauen 

Durch diese Prinzipien schaffen wir es, rasch Tools auszuprobieren und mit unseren Kundinnen und Kunden gemeinsam im Digitalen zu lernen.

Anstatt über technische Details zu sprechen rücken Sach- und Beziehungsarbeit damit wieder in den Vordergrund. Vertrauen und Freude können aufgebaut werden, was die wesentliche Grundlage wirksamer Zusammenarbeit ist. 

Nutzen wir das Potential digitaler Tools für uns Menschen und für eine gesunde Gesellschaft und nicht andersherum! Das ist das unser Verständnis von digitaler Transformation :)!

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