Beim Agile Facilitation Lab letzte Woche hat uns die Frage beschäftigt: „Wie kann eine effektive Zusammenarbeit funktionieren, wenn mehrere Gruppen digital und analog miteinander arbeiten?“

fifty1 hat beim Lab einen von fünf Standorten gehostet. Aus zwei intensiven Open Space Tagen haben wir viele Erfahrungen für die digital-analoge Zusammenarbeit – wir nennen das digiloges Arbeiten – gesammelt. Einen kleinen Auszug davon findet ihr im folgenden Artikel.

Das Setting vom Lab

Konkret waren beim Agile Facilitation Lab die Teilnehmenden auf sechs Standorte aufgeteilt. Meist waren an den einzelnen Standorten Gruppen, manchmal waren aber auch Einzelteilnehmende zugeschalten. Alle Gruppen und Einzelpersonen waren via Zoom miteinander verbunden. Gearbeitet wurde teilweise parallel und innerhalb der lokalen Teams, meistens aber miteinander im digitalen und analogen Raum gleichzeitig. Ausgehend von der Fragestellung entwickelten wir Themen für Sessions, die wir in den Open Space einbrachten. Schließlich arbeiteten wir parallel in fünf Session Slots. Das gab uns viel Raum zum Experimentieren und Lernen.  

Und das sind einige unserer Learnings….

Achte besonders auf die Gruppendynamik

Uns allen war wichtig, dass wir uns nicht nur innerhalb der lokalen Gruppen gut wahrnehmen, sondern auch mit den digital Teilnehmenden gut verbinden, und das nicht nur im technischen Sinn 😉. Aber schon zu Beginn wurden wir mit der ersten Herausforderung konfrontiert: Die lokale Gruppe am Standort Wien war doppelt so groß wie die anderen und zusätzlich dazu befand sich auch der Host im Wiener Meetingraum. Das Team Wien hatte somit eine engere Verbindung zum Moderator als die digitalen Labs, die den Host nur via Video wahrnehmen konnten. Eine Vorstellungsübung im üblichen Sinn war aufgrund der Anzahl der Teilnehmenden nicht möglich. Schnell merkten wir, dass durch diese schwierige räumliche Situation eine ungewollte Wand zwischen lokal und digital entstand und wir uns mehr auf unsere lokalen Gruppen zu fokussieren begannen.

Tipp 1: Gleich große lokale Gruppen schaffen ein gutes Gleichgewicht.

Wenn eine Gruppe deutlich größer ist als andere wirkt diese deutlich präsenter, manchmal vielleicht sogar einschüchternd. In großen Gruppen lässt es sich generell weniger gut zusammenarbeiten, besonders im digitalen Raum. Teile daher große lokale Gruppen besser auf. Während Arbeitssesssions mischen sich dir Gruppen ohnehin dann neu zusammen.

Tipp 2: Schalte dich als Host rein digital dazu.

So fühlen sich alle Teilnehmenden gleichberechtigt und du fokussierst deine Aufmerksamkeit auf eine (digitale) Zielgruppe. Ein separater Raum für den Host lässt somit einen gemeinsamem digilogen Kreis für alle entstehen.

Stärke das Vertrauen zwischen den Teilnehmenden

Innerhalb der lokalen Teams fiel es uns von Anfang an sehr leicht uns gegenseitig kennenzulernen. Was im analogen Raum über Small Talk schnell passiert, ist im digitalen Raum umso schwieriger. Hier waren wir schnell in unserer inhaltlichen Struktur „gefangen“, die uns kaum Raum geboten hat, die Teilnehmenden an anderen Standorten besser und vor allem persönlich kennenzulernen. Das hat uns gefehlt, was uns zu einer Session zum Thema „Vertrauensstärkende Methoden“ inspiriert hat.

Tipp 3: Baue zu Beginn vertrauensfördernde Übungen ein.

Um die Verbindung zwischen analog und digital Teilnehmenden zu stärken, kannst du den Teilnehmenden zB eine Frage stellen wie „Welcher Gegenstand hat dich in der Corona-Zeit besonders unterstützt?“ und sie dazu ein Bild malen lassen. Jeder Teilnehmende hält dann sein Bild in die Kamera und erzählt in einem Satz die Story dazu. Und schon haben wir im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild voneinander 😉. Achtung: Teile große Gruppen in Breakout Rooms auf, damit solche Übungen nicht zu langatmig werden.

Mehr Struktur sorgt für mehr Fokus und Energie  

Während der zwei Lab Tage arbeiteten wir selbstorganisiert. Welche Themen und Sessions wir behandelten, haben wir direkt im Lab entwickelt. Ein grober organisatorischer Rahmen war vom Organisationsteam vorgegeben und unser Facilitator unterstützte bei der Einhaltung dieses Gerüsts. Die vielen Freiheiten und Möglichkeiten gaben uns Raum für Kreativität und Spontanität und manchmal war genau das auch ein Hindernis. Zu viele Optionen bergen die Gefahr, schnell den Überblick und Fokus zu verlieren – besonders wenn man ständig zwischen der analogen und virtuellen Welt hin- und herspringt.

Tipp 4: Plane ausreichend Pausen ein.

Virtuelle Meetings kosten mehr Energie als rein analoge. Digiloge Meetings wiederum verlangen uns noch mehr ab, weil wir unsere Aufmerksamkeit teilen müssen. Energie auftanken ist also ganz dringend notwendig und erhöht den Wohlfühlfaktor! Als Moderator stelle sicher, dass die Pausenzeiten von allen Teilnehmenden eingehalten werden. Im digitalen Raum aufeinander zu warten ist noch mühsamer als in der realen Welt, denn sich nur via Laptop bei einer Gruppe plaudernder Menschen bemerkbar zu machen hat sich als schwierig erwiesen 😉.

Tipp 5: Vorgegebene Strukturen untersützen den Energie-Flow.

Strukturen für die Rahmenbedingungen (technisches Set-Up, Räumlichkeiten, IT-Verantwortliche, Moderatoren) erleichtern den Teilnehmenden den Fokus zu halten. Wenn in den Pausen erst Räumlichkeiten oder technische Details gecheckt werden müssen, verpufft viel Energie. Testen, testen, testen steht vor allem in Hinblick auf die Technik hier an erster Stelle. Als Moderator scheue dich nicht davor die Einhaltung der Struktur sicherzustellen. Digiloge Meetings brauchen noch viel mehr Führung vom Facilitator als rein analoge. Die zwischenmenschlichen Schwingungen fehlen, es fällt uns schwerer die anderen Teilnehmenden und ihre Bedürfnisse zu spüren. Klare Kommunikation und gemeinsame Vereinbarungen helfen.

Fazit

Alle Teilnehmenden waren beide Tage mit vollem Engagement beim gemeinsamen Gestalten und Experimentieren dabei. Es war uns eine Freude Bekannte wieder zu sehen und auch neue Menschen kennenzulernen. Wir haben Vertrauen aufgebaut, unsere Stärken gestärkt, Kollegen und Kolleginnen beraten, Ressourcenmodelle vorgestellt, digital-analoges Teambuilding betrieben, das ein oder andere Spiel ausprobiert und ausreichend Kaffee getrunken 😊. 

Wir von fifty1 lieben es auf Entdeckungsreise zu gehen und Neues auszuprobieren. Dabei muss nicht immer alles nach Plan verlaufen, denn Missgeschicke öffnen Türen zu neuen Erkenntnissen, ganz nach dem Motto „No path started as a path. Someone must walk on it for it to become a path.“ 🙂

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