Das Corona Virus zeigt uns deutlich wie nie, dass es immer wichtiger für uns wird, wirklich effizient über digitale Wege zu kommunizieren.

Wir bei fifty1 arbeiten nicht nur in Zeiten der Corona-Quarantäne oft im Home Office und mit digitalen Tools. Sowohl intern als auch mit unseren Kunden setzen wir jeden Tag digitale Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit ein.

Die folgenden Tipps helfen uns dabei gute Beziehungen auch über große Distanzen hinweg aufzubauen und effektiv miteinander zu arbeiten.

1. Baue auf Vertrauen oder baue Vertrauen auf

Im Arbeitskontext ist Vertrauen besonders wichtig, da es unmittelbar mit der Effizienz eines Teams verbunden ist. Dieser Zusammenhang ist schnell erklärt: Wer den Mitgliedern eines Teams vertraut (z.B. dass diese zum Wohle aller arbeiten, dass sie alle Informationen, die für andere wichtig sind, auch teilen und dass sie wirklich ihr Bestes geben) verbringt mehr Zeit mit der eigenen Arbeit anstatt sich über andere Gedanken zu machen. Noch dazu geht höheres Vertrauen oft auch mit höherer Motivation einher, da man selbst auch das Vertrauen der anderen genießt und dieses nicht enttäuschen will. Aber wie bauen wir Vertrauen auf?

Vertrauen entsteht primär durch persönliche Bekanntschaft und positive Erfahrungen im gegenseitigen Umgang. Teams, die sich bereits „analog“ aus der Zusammenarbeit im Büro kennen und nur zwischenzeitlich im Home Office zusammenarbeiten – zum Beispiel wegen einer akuten Corona Virus-Quarantäne – können auf diese gemeinsame persönliche Basis zurückgreifen. In diesem Fall ist es wichtig, proaktiv auf dem bestehenden Vertrauen aufzubauen. Ziehen Sie Nutzen daraus, dass sich die Mitglieder Ihres Teams persönlich kennen und vertrauen Sie darauf, dass diese auch aus einem Home Office oder einer Quarantäne heraus so arbeiten wie im Büro.

Bei einem Team, das sich noch nie persönlich getroffen hat und grundsätzlich nur über digitale Kanäle kommuniziert, ist der erste Moment des Kontakts essentiell um gegenseitiges Vertrauen aufzubauen. Dies können Sie erreichen indem Sie zum Beispiel eine dezidierte Vorstellungsrunde beim ersten Call einplanen. Ein Profi-Tipp: Wichtiger als Name und Position sind die persönliche Einstellung zum Projekt, wie man dazu gekommen ist und was man sich als Idealziel erhofft. Gleichsam wirksam können persönliche Informationen sein: Fragen Sie zum Beispiel in der Vorstellungsrunde nach einem persönlichen Fun-Fact oder nach dem Lieblingstier. Je mehr persönliche, nicht-projekt-bezogene Informationen wir zu anderen Teammitgliedern haben, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir das Gegenüber nicht in seiner Funktion, sondern als „ganzen Menschen“ wahrnehmen. Diese holistische Wahrnehmung wiederum fördert das Vertrauen und hebt Kommunikationswille und Effizienz.

2. Explizit statt implizit

Es ist wirklich ein einfacher Trick. Dennoch wird er erstaunlich selten angewandt. Die Rede ist von einem expliziten explizit-machen. Überlegen Sie sich für einen Augenblick , was Sie sich schon lange von Ihren Kolleginnen und Kollegen wünschen, was Sie aber bisher noch nie angesprochen und worauf Sie höchstens passiv aggressiv reagiert haben. Dass er oder sie die Kaffeetasse nie in den Geschirrspüler stellt? Dass er oder sie Rechnungen immer erst nach dreifachem Nachfragen begleicht? Dass er oder sie immer noch die falsche Ablage zur Dokumentation verwendet? In unserem Alltag begegnen uns immer wieder Momente persönlicher Irritation, hinter denen sich Wünsche oder Erwartungen an andere verbergen. Bleiben diese aber unausgesprochen, so sind sie implizit.

Implizites kann von sehr kleinen Banalitäten bis hin zu ganz großen, strategischen Fragen reichen.  Unternehmen kämpfen oft damit, dass sie ihre Mitarbeitenden nicht für die neue Strategie begeistern können. Beim Meeting sagen alle „ja“ und „toll“, aber das Verhalten der Menschen ändert sich nicht. Oft liegt das Problem daran, dass konkrete Erwartungen – an das Verhalten, in dem Fall – nie explizit angesprochen wurden. Es wird einfach angenommen, wenn jemand „ja“ zu einer Strategie sagt, dass sich das nötige Verhalten, dass dahin führt, automatisch einstellt. Das tut es aber tatsächlich nur in den seltensten Fällen. Und genau deswegen ist es so wichtig Wünsche, Erwartungen und Ziele explizit anzusprechen.

Dieses explizit-machen ist vor allem beim Kommunizieren auf Distanz wichtig. Durch die fehlende Beobachtung des täglichen Arbeitsverhaltens der Teammitglieder können sich implizite „Normen“ nicht so schnell durchsetzen. Daher ist es umso wichtiger, dezidiert Erwartungshaltungen (z.B. Deadlines, Prioritätensetzung, erwünschtes Verhalten in Calls etc.) sowie Ziele (z.B. ein Zielbild des Projekts, Meilensteile etc.) anzusprechen. Thematisieren Sie sie, diskutieren Sie sie oder geben Sie einfach nur klare Angaben vor – wichtig ist, dass Implizites explizit gemacht wird.

3. Wir sind alle Menschen

Es klingt nach einer sehr banalen Feststellung. Bei längerem Nachdenken erkennen wir aber schnell, wie selten wir selbst im Umgang mit anderen Menschen daran denken. Ein Beispiel: Haben Sie sich schon einmal über den Kassierer an der Billa-Kassa geärgert, weil er Ihnen zu langsam war? Haben Sie auch daran gedacht, dass dieser Mann vielleicht der Vater von drei Kindern ist, von denen eines diese Woche die Masern aus dem Kindergarten mit nach Hause gebracht hat und der vor lauter Sorge um sein Kind diese Nacht kaum ein Auge zu getan hat? Jeden Tag begegnen wir Menschen, die wir ausschließlich in ihrer „Funktion“ – in ihrer gesellschaftlichen oder beruflichen Rolle – wahrnehmen. Und nur ganz selten nehmen wir uns zurück und erinnern uns daran, dass auch hinter dieser „Funktion“ ein Mensch steckt. Ein Mensch mit einer persönlichen Geschichte, ungeahnten Schicksalsschlägen, weitläufigen Familienbanden und zahllosen Charakterzügen.

Es ist schwer in jeder „Funktion“, der man tagtäglich begegnet, einen „ganzen Menschen“ wahrzunehmen. Innerhalb eines Teams ist das Bewusstsein dafür jedoch unabdingbar. Egal ob es darum geht, sich als Führungskraft daran zu erinnern, dass Mitarbeitende auch Väter, gesundheitlich angeschlagen oder bei kürzeren Arbeitszeiten motivierter sind, oder ob es darum geht, sich in Erinnerung zu rufen, dass auch die Chefetage „nur aus Menschen“ besteht. Sich selbst an die Menschlichkeit aller Teammitglieder zu erinnern erhöht die Nachsicht untereinander und steigert das Vertrauen. Damit einher gehen offenere Kommunikation und effizienteres Arbeiten. Besonders beim Arbeiten auf Distanz ist daher ein regelmäßiges Checken nach „menschlichen Kleinigkeiten“ – sei das ein Erkundigen nach der Gesundheit, nach den Kindern oder nach dem eigenen Befinden – besonders wichtig. Wie es das Englische Sprichwort so schön sagt „A small gesture goes a long way.“

Fazit

Zusammenarbeiten im Home Office ausschließlich über digitale Kanäle fordert unsere soziale Kompetenz ganz besonders. Die räumlichen Distanzen können wir durch besondere Aufmerksamkeit auf zwischenmenschliche Aspekte und klare und explizite Kommunikation überwinden.

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